道德意见341

电子文档中元数据的回顾和使用

接收方澳门赌场官网被禁止审查对手发送的元数据，除非他确实知道元数据是无意中发送的. 在这种情况下, 在与发送方澳门赌场官网协商确定元数据是否包括发送方澳门赌场官网的工作成果或发送方澳门赌场官网客户的机密或秘密之前，接收方澳门赌场官网不应审查元数据.

适用的规则

• 规则1.6(信息保密)
• 规则3.4(对对方和澳门赌场官网的公正)
• 规则4.4(尊重第三人权利)
• 规则8.4(行为)

调查

我们收到了许多关于澳门赌场官网对从对方澳门赌场官网收到的电子文件中嵌入的元数据的义务的询问. 元数据是电子存储的信息, 通常从打印出来的文档表面或最初显示在计算机屏幕上时不可见, 但它是嵌入在软件中，并通过各种方式检索. 通常被描述为“关于数据的数据”," metadata provides information regarding the creation and modification of a document, and sometimes includes comments by persons participating in the creation or modification of the document.¹ 给外行人, 元数据是隐藏的，也许是未知的, 但是对于有能力的计算机用户来说, the existence of metadata is well known and may be a simple "click" or two away. The information that is embedded is often mundane and of little or no interest, 但在某些情况下，它可能会揭示重要信息.

In assessing the ethical obligations of both the sending and receiving lawyer with respect to metadata, 我们认为区分在取证过程中或根据传票提供的电子文件与对方澳门赌场官网自愿提供的电子文件是有用的. Although the Florida and Alabama 酒吧s have recognized a similar distinction, 看到 佛罗里达酒吧. 06-2; Alabama State 酒吧, 总务办公室. 法律顾问Op. No. R0-2007-02, the distinction has not been universally recognized in other ethics opinions addressing metadata. 看到 ABA正式Op. 06-442; Maryland 酒吧 Ass’n Ethics Docket No. 2007-09.

分析

A. 在发现之外提供的电子文件

1. 派遣澳门赌场官网

根据规则1，澳门赌场官网在回应发现或传票的情况下发送电子文件有义务.6 to take reasonable steps to maintain the confidentiality of documents in their possession. 这包括注意避免提供无意中包含机密或秘密可访问信息的电子文档，并在发送文档之前采用合理可用的技术手段删除此类元数据. 看到 N.Y. 州澳门赌场官网事务委员会. 782. 相应的, 澳门赌场官网必须对他们使用的软件有足够的了解，或者确保他们的办公室采取保护措施，以尽量减少无意中泄露的风险.²

2. 接待澳门赌场官网

通常, the exchange of metadata between lawyers is either mutually helpful or otherwise harmless. 澳门赌场官网们经常交换合同, 规定, 以及其他文件，包括“跟踪更改”或其他软件功能，以突出建议的修改. 类似的, spreadsheets include necessary metadata such as formulas for the columns and rows, 从而对所做的计算提供有用的理解.

但当接收澳门赌场官网确实知道发件人无意中在电子文档中包含元数据时, 我们认为，第2号意见中所述的原则. 关于无意中提供特权材料的第256条和第318条应用于确定接收澳门赌场官网的义务. 意见No. 256, 我们说过, 澳门赌场官网知道机密文件是无意中发送的吗, 这是D项下的不诚实行为.C. 规则8.4(c) for the lawyer to review and 使用 it without consulting with the sender. 我们在第1号意见中得出了类似的结论. 第318条关于接收第三方文件的规定. 然而, 我们在第318号意见中注意到, 文件的特权性质从表面上看并不明显, 没有义务不去审查它, 以及D项下勤勉代表的义务.C. 规则1.3 .可能胜过保密问题.

与意见No一致. 256, we agree generally with the New York and Alabama 酒吧s to the extent that they have found 规则8.4(c) to be implicated 当 a receiving lawyer wrongfully “mines” an opponents’ metadata. 看到 N.Y. 州澳门赌场官网事务委员会. 749(结论认为，澳门赌场官网有义务不利用无意或未经授权的客户机密或秘密的传递，并且“使用此类信息” ... 涉及不诚实的行为, 欺诈, deceit or misrepresentation’”); and Alabama State 酒吧, 总务办公室. 法律顾问Op. No. R0-2007-02(发现“澳门赌场官网未经授权挖掘元数据以发现机密信息将违反 ... 规则8.4”).

但是，我们认为，规则8.只有当接收方澳门赌场官网事先知道元数据是无意中提供的，才会牵涉到4. 鉴于电子文件的交换无处不在，而发送文件的澳门赌场官网有义务避免无意中产生元数据, 我们认为，仅仅是接收方澳门赌场官网对发送方疏忽的不确定性，并不会引发接收方澳门赌场官网不审查元数据的道德义务. 这一标准与我们在第2号意见中得出的结论是一致的. 256.³

Where there is such actual prior knowledge by 接收澳门赌场官网 as to the inadvertence of the sender, then notwithstanding the negligence or even ethical lapse of the sending lawyer, 接收方澳门赌场官网的诚实义务要求他在与发送方澳门赌场官网协商确定元数据是否包括特权信息或机密信息之前，不得审查元数据.⁴ If the sending lawyer advises that such protected information is included in the metadata, then 接收澳门赌场官网 should comply with the instructions of the sender. 接收澳门赌场官网可以, 然而, reserve his right to challenge the claim of privilege and obtain an adjudication, 在适当的地方.

如果接受方澳门赌场官网在接收方澳门赌场官网审阅文件之前被发送方澳门赌场官网告知其疏忽，则接受方澳门赌场官网可能具有这种实际的先验知识. 如果接收方澳门赌场官网在审查元数据后立即注意到显然无意中包含了受保护的信息，则也可能存在这种实际知识. 这些情况将取决于事实, 但是可能会出现, 例如, 元数据是否包括对方与其澳门赌场官网之间的坦诚交流，以至于“表面上很明显”,” D.C. 道德Op. 318，这是不打算透露的. 正如我们在第256和318号意见中所述, 一个谨慎的澳门赌场官网如果不确定寄件人是否打算包含特定信息，应该联系寄件人询问.

We recognize that other ethics opinions take a different view and have concluded that neither 规则8.4(c)也没有任何其他道德规则禁止对元数据进行审查. In Formal Opinion 06-442, the ABA noted that there is no rule expressly prohibiting such conduct. 美国澳门赌场官网协会讨论了模型规则4.4(b), 哪个与无意中产生的文件有关, 作为“最紧密适用的规则”,” but it declined to state that it directly applied to metadata transmitted within an electronic document. 然而，美国澳门赌场官网协会指出，根据示范规则4.4(b), 适用的地方, a receiving lawyer has no obligation under the ethics rules beyond notifying the sender.⁵

值得注意的是，规则4的版本.4(b)由D .通过.C. Court of Appeals, effective February 1, 2007, is more expansive than the ABA version. 的确，D.C. 规则基本上编纂了第一号意见. 256号关于无意中泄露机密文件的指控. 看到 D.C. 规则4.4、评论[2] & [3]. D.C. 规则4.4 (b)提供:

A lawyer who receives a writing relating to the representation of a client and knows, 在检查写作之前, 它是无意中发出的, 不得检查字迹, 但应通知发送方，并遵守发送方关于退回或销毁书面材料的指示.

虽然规则4的目的.4(b) was to address the inadvertent disclosure of entire documents (whether electronic or paper),⁶ 我们看不出为什么它不能适用于无意中传递的部分，否则是有意发送的.

B. 在证据开示中或根据传票提供的电子文件

当元数据是在发现或根据传票提供, the rules of professional conduct are not the only rules of which lawyers must be aware. 尽管其他规则不在我们的管辖范围之内, 我们注意到，《澳门赌场官方软件》现在规定了识别和解决电子取证相关问题的步骤. 看到 F. R. 文明. P. 16(b)、26 (f)、33(d)、34(a)和37(f)(12月12日生效. 1, 2006). 在这些新规定下, 当事人必须在案件开始时就其所拥有的相关电子文件的性质及其保存方式进行磋商. This should include specific discussions as to whether a receiving party wants to obtain the metadata, 如果是这样的话, whether the sending party wishes to assert a claim of privilege as to some or all of the metadata.

Although decided prior to the implementation of the amended federal rules, the case of 威廉姆斯v. Sprint /统一管理., 230 F.R.D. 640 (D. 菅直人. 2005), illustrates how metadata may be considered probative evidence in litigation. In 威廉姆斯, 原告雇员提起集体诉讼，声称与裁员(“RIF”)有关的年龄歧视。, 他们向被告寻求并取得了由被告创建和使用的Excel电子表格的电子版，以确定受RIF约束的雇员群体. The defendant "scrubbed" the metadata from these spreadsheets before producing them, 原告反对. 他们开始强制生产原先维护的元数据. 法院认为，这是因为元数据可能与确定被告是否像指控的那样操纵员工池有关, 被告必须向原告提供元数据.⁷

1. 在证据开示/传票环境下的派遣澳门赌场官网

D.C. 规则3.4(a) provides the relevant guidance for lawyers providing access to tangible evidence in discovery:

澳门赌场官网不得 ...妨碍他人取得证据或者变更证据的, 摧毁, 或者隐瞒证据, 或建议或协助他人这样做, 如果澳门赌场官网合理地知道证据在任何未决或即将发生的诉讼中是或可能是发现或传讯的主题. 除非法律禁止, a lawyer may receive physical evidence of any kind from the client or from another person.

Beca使用 it is impermissible to alter electronic documents that constitute tangible evidence, 元数据的删除可能, 至少在某些情况下是这样, 也是被禁止的.⁸ 除了关于发现制裁的问题, 篡改或者毁灭证据可以, 在某些情况下, 也构成犯罪. 看到 D.C. 规则3.评论[4].

2. 在证据开示/传票背景下的接收澳门赌场官网

鉴于派遣澳门赌场官网有义务提供电子文件以回应证据开示请求或传票, a receiving lawyer is generally justified in assuming that metadata was provided intentionally.  此外, 当一份文件在调查中或通过传票被寻求时, 受保护的范围从任何机密或秘密缩小到属于证据特权的材料. 看到 D.C. 规则1.6(e)(2)(A); 亚当斯v. 富兰克林, No. 05-CV-233，滑脱. 在5 (D).C. 5月10日, 2007)(“澳门赌场官网保守客户机密的道德义务比澳门赌场官网与客户之间的保密特权更广泛”)。.

除了, 当电子文件构成有形证据时, 或潜在的有形证据, 接收澳门赌场官网 has an obligation competently and diligently to review, 使用, 并保存证据. 看到 D.C. 规则1.1, 1.3. 电子文件类似于任何其他有形证据，澳门赌场官网需要审查这些证据以促进其客户的利益. 有用的地方, 例如, 在这种情况下，澳门赌场官网可以咨询计算机专家，以确定可以最充分地揭示和审查元数据的方法, 就像澳门赌场官网找指纹专家一样.⁹

尽管如此, 即使是在证据开示或其他司法程序的背景下, 如果接收澳门赌场官网确实知道包含受保护信息的元数据是由发送澳门赌场官网无意中发送的, 接收澳门赌场官网, 根据规则8.4(c), 是否应告知发送澳门赌场官网并确定这些受保护的信息是否在无意中泄露.  看到 D.C. 道德Op. 256(“我们在使用无意中披露的信息是合乎道德的还是不道德的之间划下的界线是基于接受信息的澳门赌场官网对披露的无意性的了解.”). If the sender advises that protected information was unintentionally provided, 然后，接收澳门赌场官网应遵循发送澳门赌场官网关于电子文件处理的指示. 在这种情况下, 然而, 接受证据的澳门赌场官网被允许采取保护措施，以确保潜在的证据不被销毁，并保留对信息是保密的或以其他方式不受发现的主张提出质疑的权利，并就这一点获得裁决. 当然, this is all subject to applicable rules of procedure and court orders that may otherwise govern.¹⁰

结论

我们的结论是，当接收澳门赌场官网实际知道对手无意中在电子文档中提供了元数据时, 澳门赌场官网在未事先与发送者协商并遵守发送者的指示之前，不应审查元数据. 在所有其他情况下, 接受诉讼的澳门赌场官网可以自由地审查对方提供的电子文件中包含的元数据.

(没有查询号码)
出版日期:2007年9月

1. 联邦司法中心最近发布了一份关于电子取证的出版物，将“元数据”一词定义为
  关于特定数据集或文档的信息，描述如何, 当, 数据集或文件是由谁收集的, 创建, 访问, or modified; its size; and how it is formatted. 一些元数据, 例如文件日期和大小, can easily be 看到n by 使用rs; other metadata can be hidden from 使用rs but are still available to the operating system or the program 使用d to process the data set or document.
芭芭拉·J. 罗纳德·J·罗斯坦. 对冲, & 伊丽莎白C. •威金斯, 管理电子信息的发现:法官袖珍指南24-25(联邦司法中心2007), www.fjc.gov/public/pdf.nsf/lookup/eldscpkt.pdf/$file/eldscpkt.pdf.
2. 获取有关处理元数据的方法的信息, 参见塞多纳会议工作组系列, 塞多纳指南:最佳实践指南 & 信息管理述评 & 电子时代的唱片. 2005), www.thesedonaconference.org/dltForm?did=TSG9_05.pdf.
3. 通过声明违规的标准是“实际知识”,“我们不能容忍澳门赌场官网利用一种系统来挖掘所有收到的电子文件，以期揭露机密或秘密, 是某个倒霉的发信人无意中泄露的. 《澳门赌场官方软件》是“理性准则”,“范围b[1], 有这种意图从事这种行为的澳门赌场官网不能仅仅因为他缺乏对个别案件的“实际了解”而逃避责任. 此外，如规则1所述.0(f)，“[a]人的知识可以从情况中推断出来.”
4. 意见No. 256, we discussed the analogous situation of a lawyer who finds a wallet in the street. 在这里, 更恰当的比喻可能是，一名澳门赌场官网在会议或证词结束后，不小心把公文包留在了对方澳门赌场官网的办公室. 一个澳门赌场官网疏忽留下公文包，并不能免除另一个澳门赌场官网不检查公文包的责任, at least 当 it is patently clear from the circumstances that the lawyer was not invited to do so.
5. 委员会意见No. 2007- 2009年，马里兰州澳门赌场官网协会也得出结论，规则8.4(c)与接收方澳门赌场官网访问元数据无关. 但马里兰州澳门赌场官网公会依据的是其版本的规则4.4. 哪一项没有被修改为对收到无意出示的文件的澳门赌场官网施加任何义务. 马里兰州澳门赌场官网协会表示，其意见“受到马里兰州职业行为规则和[ABA示范规则4]之间差异的严重影响。.4].” D.C. 规则4.4(b), 相比之下, 规定接收澳门赌场官网不仅有义务联系发送澳门赌场官网(如示范规则所要求的), but also to abide by the sending lawyer’s instructions regarding the return or destruction of the document.
6. 在维.C. 规则1.0(o), a “writing” is defined as “a tangible or electronic record of a communication or representation, 包括手写, 打字, 印刷, 复印照片, 摄影, 录音或录像, 和电子邮件.”
7. 通过引用 威廉姆斯, 我们并不一定意味着赞同其裁决或就证据开示规则提供任何指导. 参见Speedway v. 纳斯卡公司., 2006 U.S. 经销. Lexis 92028 (e.D. Ky. 12月. 18, 2006)(批评具体持有 威廉姆斯). 而, 我们引用威廉姆斯的话只是为了说明法院要求提供元数据作为证明证据, 下面我们将讨论这一结论对澳门赌场官网在职业行为规则下的责任的影响.
8. 这并不是说所有的元数据都应该一视同仁. 例如, 美国马里兰州地区法院的一个联合法院-澳门赌场官网委员会发布了一项建议协议，对不同类型的元数据进行定义和区分, 其中只有一部分是例行生产的. 参见电子存储信息的发现建议协议, 参阅:电子储存资讯, ¶11 (D. Md.), www.mdd.uscourts.gov/localrules/localrules.html. 该议定书的目的是“促进正义”, 快速, and inexpensive conduct of discovery involving [electronically stored information or ‘ESI’] in civil cases, 为了促进, 只要有可能, the resolution of disputes regarding the discovery of ESI without Court intervention.” Id. ¶1.
9. In concluding that a lawyer may review metadata in documents produced in discovery (that is, unless and until the lawyer has actual knowledge that the metadata contains protected information), 我们并不打算建议澳门赌场官网必须进行这样的审查. 是否出于礼貌, 互惠, 或效率, “a lawyer may decline to retain or 使用 documents that the lawyer might otherwise be entitled to 使用, 尽管(取决于文件的重要性)这可能是一个需要与客户协商的问题.” D.C. 道德Op. 256, n.解析:选D。.C. 规则1.2(a)和1.4(b)); 看到 also D.C. 道德Op. 318, n.5.
10. 在诉讼中, 澳门赌场官网必须遵守诉讼所在地法院适用的诉讼规则. 在这方面, 例如, 《澳门赌场官方软件》第26(b)(5)(b)条要求澳门赌场官网在被对方澳门赌场官网告知已出示据称享有特权的文件的情况下出庭, 返回, sequester or 摧毁 the document until the court adjudicates the claim of privilege. 参见D.C. 规则3.4(c)(要求澳门赌场官网遵守主审法庭的规则).